HUISHOUDELIJK REGLEMENT
 VAN VERENIGING DORPSBELANGEN FINSTERWOLDE

Artikel 1
HUISHOUDELIJK REGLEMENT – VASTSTELLING – WIJZIGING
In dit reglement worden nadere regels gesteld betreffende een aantal
aangelegenheden waarnaar in de verenigingsstatuten verwezen wordt.
Het huishoudelijk reglement van de vereniging wordt door de Algemene
Leden Vergadering (ALV) vastgesteld. Ook wijzigingen worden door de ALV
vastgesteld.
De ALV kan voorstellen doen om zaken bij huishoudelijk reglement te regelen.
Het bestuur mag zich hierover beraden en zal schriftelijk aan de leden
verslag uitbrengen.
Wijzigingen kunnen zo nodig ook via een schriftelijke procedure 
aangebracht worden.
Waar sprake is van Finsterwolde wordt bedoeld, het postcodegebied
met de aanduiding 9684.

Artikel 2
LIDMAATSCHAP
Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor alle inwoners, vanaf
18 jaar, uit Finsterwolde en organisaties gevestigd in Finsterwolde, die
zich de belangenbehartiging van hun maatschappelijke en economische 
leefgemeenschap tot doel hebben gesteld. Doorgaans zijn dit 
rechtspersonen. Ook niet rechtspersonen die aan het bovengestelde 
voldoen kunnen een lidmaatschap aanvragen. Het bestuur beslist over het 
toekennen van het lidmaatschap.
Leden dienen zich schriftelijk aan te melden.
Het lidmaatschap van individuele leden eindigt:
bij opzegging;
bij verhuizing buiten het postcodegebied;
door overlijden;
door royement.
Het lidmaatschap voor een organisatie eindigt:
bij opzegging;
bij verhuizing buiten het postcodegebied;
door opheffing;
door royement.
Het lidmaatschap impliceert de gehoudenheid van het lid aan de 
doelstelling, de statuten en het huishoudelijk reglement van de 
vereniging.
Een royement van een lid of organisatie zal door het bestuur op de ALV 
kenbaar worden gemaakt.
VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.:
Artikel 3
INSTRUMENTARIUM TER VERWEZENLIJKING VAN DE STATUTAIRE DOELSTELLING
Indien het individuele belang van een lid in conflict raakt of dreigt te 
raken met het belang of de belangen van de vereniging of andere leden, 
dient dit schriftelijk en met argumenten omkleed kenbaar te worden 
gemaakt aan het bestuur.
Het bestuur dient de belangen zorgvuldig af te wegen. Indien er sprake 
is van strijdigheid van belangen, zal het belang van het individuele lid 
prevaleren, mits dit past binnen de statutaire doelstellingen van de 
vereniging.
Het bestuur kan het conflict overdragen aan de mediator.
Indien het ten behoeve van de doelstelling van de vereniging wenselijk 
is, kan de vereniging interregionale verbanden aangaan en hieraan 
deelnemen.

Artikel 4
HET BESTUUR
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden met een minimum van 3 en 
een maximum van 7.
Bestuursleden worden, behoudens de uitzondering onder artikel 4.5 van 
het huishoudelijke reglement, door de ALV op voordracht van het bestuur 
benoemd. Zij worden uit en door de stemgerechtigde leden op de ALV 
gekozen en benoemd met volstrekte meerderheid van stemmen. Wanneer er 
geen volstrekte meerderheid van stemmen is, beslist het zittende 
dagelijks bestuur. Als het aantal kandidaten gelijk of minder dan het 
maximaal aantal vacatures is, dan worden de kandidaten automatisch 
bestuurslid, tenzij het om een bestuurs bezetting met een even aantal 
bestuursleden gaat. Dan beslist het zittende dagelijks bestuur over de 
bezettingsgraad van het nieuwe bestuur.
Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd. Het 
verdient aanbeveling dat bestuursleden zich vervolgens maximaal voor één 
keer herkiesbaar stellen. Dit om zorg te dragen voor voldoende nieuwe 
instroom in het bestuur. Mochten er geen nieuwe kandidaten zijn, of 
iemand wil zich alsnog voor een derde termijn en volgende beschikbaar 
stellen, dan is benoemd in artikel 9.5 van de statuten, dat ieder 
bestuurslid onbeperkt onmiddellijk hernoembaar is. 
Het bestuur bestaat naast gewone bestuursleden, uit een voorzitter, 
secretaris en een penningmeester, alsmede voor ieder van hen een 
plaatsvervanger, met dien verstande, dat de functies van tweede 
secretaris en van tweede penningmeester in één persoon kunnen zijn 
verenigd.
Het bestuur kan een persoon die geen lid van de Vereniging Dorpsbelangen 
Finsterwolde is, als kandidaat bestuurslid aan de ALV voordragen. Deze 
is als bestuurslid benoembaar en tevens daarna herkiesbaar, indien deze 
kandidaat ook bij eerste benoeming lid van de Vereniging Dorpsbelangen 
Finsterwolde wordt. De kandidaat dient 18 jaar of ouder te zijn ten 
tijde van kandidaatsvoordracht.
Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. (Het bestuur maakt deze 
bekend bij de Voorjaarsvergadering)
Veranderingen van functieverdeling binnen het bestuur worden tijdens de 
eerstvolgende bestuursvergadering na een ALV door het bestuur 
vastgesteld en aan de leden kenbaar gemaakt.
Tussentijds ontstane vacatures worden op de eerstvolgende ALV aangevuld. 
Een niet voltallig bestuur blijft bestuursbevoegd.

VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.:
Artikel 5
WERKZAAMHEDEN VAN HET BESTUUR
Het bestuur regelt in onderling overleg de taakverdeling en doet hiervan 
aan de ALV verslag.
De dagelijkse leiding van de vereniging berust bij de voorzitter, 
geassisteerd door de secretaris en een derde bestuurslid. Dit dagelijks 
bestuur stelt de overige bestuursleden in kennis van de gang van zaken.
Bestuursbesluiten worden met meerderheid van stemmen genomen.
Indien door onvoorziene omstandigheden het bestuur uit een even aantal 
leden bestaat, moet als stemmen staken er een 2/3 meerderheid zijn. Tot 
de volgende ALV kan het bestuur een interim bestuurslid aanwijzen. 
Het bestuur stelt een vergaderrooster op, de secretaris ziet op de 
uitvoering hiervan toe.
Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen en voor het overige 
zo vaak als nodig.
Tien verenigingsleden kunnen bij het bestuur een verzoek indienen om 
over een bijzonder onderwerp het bestuur te laten beslissen. In dit 
geval zal op verzoek van deze tien leden een bestuursvergadering 
bijeengeroepen worden. Tenminste één vertegenwoordiger van de tien leden 
dient in de vergadering aanwezig zijn
De penningmeester brengt minimaal 3 keer per jaar financieel verslag uit 
aan het DB.

Artikel 6
DECLARATIES
Bestuursleden zijn gerechtigd om binnen redelijke grenzen gemaakte 
kosten, die ten behoeve van de goede vervulling van hun taak zijn 
gemaakt, bij de vereniging te declareren. De door de fiscus gehanteerde 
normen zullen van toepassing zijn.
Artikel 7
ADVISEURS
Ter vergroting van de slagvaardigheid van de vereniging kan het bestuur 
interne of externe adviseurs benoemen.
De benoeming geldt tot het moment dat een nieuw besluit de adviseur uit 
zijn functie ontslaat. Beëindiging van de adviseursfunctie kan ook door 
opzegging geschieden.
Werkgroepen kunnen worden ingesteld door het bestuur ter ondersteuning 
van de werkzaamheden van dat bestuur of van de ALV. 
Werkgroepen zijn belast met uitvoering van de bij het instellingsbesluit 
gegeven opdracht. Zij brengen advies uit aan het bestuur en kunnen de 
daarop gebaseerde bestuursstandpunten uitdragen in daarvoor in 
aanmerking komende bijeenkomsten en gremia (zoals bij inspraaksessies). 
Taken en bevoegdheden worden nader geregeld in het instellingsbesluit. 
Eventuele nieuwe initiatieven (waar niet reeds eerder in is voorzien) 
worden afgestemd met het (dagelijks) bestuur. De werkwijze van de 
werkgroep kan nader worden vormgegeven door de werkgroep. In een 
werkgroep hebben meer dan één persoon zitting. Per werkgroep is er één 
specialisatie. Een door het bestuur ingestelde werkgroep brengt minimaal 
2 keer per jaar verslag uit aan het algemeen bestuur. Het bestuur kan 
uit zijn midden een coördinator per werkgroep aanwijzen.

VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.:
Artikel 8
PROCES-INTEGRITEIT, -LOYALITEIT EN –REKENSCHAP
Bestuursleden van de vereniging en van de lidverenigingen zijn verplicht 
tot een behoorlijke taakvervulling in de zin van art. 2:9 BW.
Het in het vorig lid bedoelde houdt het volgende in:

Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met belangen van de 
vereniging of betrokken derden, dienen door het bestuurslid uit eigen 
beweging te worden gemeld aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur 
zal van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV 
kennis geven;
Bestuursleden dienen het vragen om, dan wel het accepteren van geld, 
leningen, en kredieten van partijen na te laten. Tevens dienen 
bestuursleden het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of 
diensten te vermijden en in ieder geval te melden aan het bestuur, die 
van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV zal 
kennis geven. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden 
vermeden;
Alle middelen en bronnen van informatie die een bestuurslid ter 
beschikking staan vanwege activiteiten ten behoeve van de vereniging 
mogen enkel in het belang van de vereniging worden gebruikt. Bij 
eventueel persoonlijk gebruik staat het de rechter vrij de schade van de 
vereniging te begroten op het bedrag van de persoonlijk genoten winst 
(art. 6:104 BW);
Bestuursleden dienen het hoogst mogelijke niveau van integriteit te 
betrachten. Afspraken dienen te worden nagekomen, geheimhouding mag 
nooit worden misbruikt;
Bestuursleden streven naar goede onderlinge verhoudingen en goede 
verhoudingen met andere betrokkenen. Dat betekent onder meer dat bij een 
mogelijke normoverschrijding of onfatsoenlijk handelen de betrokkene 
daarop wordt aangesproken en deze gelegenheid tot herstel wordt gegeven, 
alvorens e.e.a. extern zal worden geventileerd en alvorens het gebruik 
van juridische middelen aan de orde kan zijn.

Artikel 9
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Leden van de vereniging hebben toegang tot de ALV
Het bestuur is bevoegd niet leden (derden) voor de ALV uit te nodigen. 
In de agenda zal hiervan melding gemaakt worden.
Leden kunnen hiertegen binnen vier kalenderdagen na verzending van de 
stukken met reden omkleed bezwaar maken.
Het bestuur is verplicht minimaal 1 maal per jaar (voorjaarsvergadering 
of najaarsvergadering) een ALV bijeen te roepen. Het bestuur kan de 
leden schriftelijk verzoeken hiervan af te wijken. Minimaal tweederde 
van de leden dient hiervoor schriftelijk toestemming te verlenen.
Het bijeenroepen geschiedt door een schriftelijke uitnodiging, tenminste 
acht kalenderdagen voor de vergadering. Onder schriftelijk wordt ook 
elektronische post verstaan. De uitnodiging bevat datum, tijdstip, 
locatie en de agenda.
Leden zijn bevoegd voorstellen voor de agenda te doen. Deze moeten 
tenminste twee kalenderdagen voor de datum van de vergadering bij de 
secretaris van de vereniging binnen zijn.
Tenminste tien leden kunnen aan het bestuur voorstellen om een 
buitengewone ledenvergadering bijeen te roepen. Dit voorstel dient met 
redenen omkleed te zijn.
VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.:
Artikel 10
CONTRIBUTIE – FINANCIËN
Indien er sprake is van contributieheffing dan wordt deze jaarlijks door 
de ALV op voorstel van het bestuur vastgesteld (najaarsvergadering). De 
penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de contributies en 
legt elk jaar aan de ALV (voorjaarsvergadering) verantwoording over de 
financiële stand van zaken van de vereniging af.
De ALV dechargeert de penningmeester voor het gevoerde beleid en benoemt 
jaarlijks een kascommissie.
De kascommissie bestaat uit minimaal 3 personen, benoemd uit de leden 
tijdens de ALV.
Kascommissieleden mogen geen bestuurslid zijn.
Het bestuur is verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar 
onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar 
\desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en 
bescheiden van de vereniging te geven.
De kascommissie onderzoekt de stukken.
Vergt dit onderzoek naar het oordeel van de kascommissie bijzondere 
boekhoudkundige kennis, dan kan zij zich op kosten van de vereniging 
door een deskundige doen bijstaan. De kascommissie brengt aan de ALV 
verslag van haar bevindingen uit.
Jaarlijks treedt één van de leden van de kascommissie af volgens een op 
te stellen rooster van aftreden.
Een lid van de kascommissie is in een periode van 3 jaar eenmaal 
benoembaar en herbenoembaar.
Het bestuur is bevoegd bij bijzondere omstandigheden voor organisaties 
afwijkende contributies vast te stellen. Hierover legt zij tijdens de 
ledenvergadering verantwoording af.
De vereniging is bevoegd subsidies aan te vragen of fondsen aan te 
spreken.

Opgemaakt te Finsterwolde, 30 januari 2018.