HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN VERENIGING DORPSBELANGEN FINSTERWOLDE Artikel 1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT – VASTSTELLING – WIJZIGING In dit reglement worden nadere regels gesteld betreffende een aantal aangelegenheden waarnaar in de verenigingsstatuten verwezen wordt. Het huishoudelijk reglement van de vereniging wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld. Ook wijzigingen worden door de ALV vastgesteld. De ALV kan voorstellen doen om zaken bij huishoudelijk reglement te regelen. Het bestuur mag zich hierover beraden en zal schriftelijk aan de leden verslag uitbrengen. Wijzigingen kunnen zo nodig ook via een schriftelijke procedure aangebracht worden. Waar sprake is van Finsterwolde wordt bedoeld, het postcodegebied met de aanduiding 9684. Artikel 2 LIDMAATSCHAP Het lidmaatschap van de vereniging staat open voor alle inwoners, vanaf 18 jaar, uit Finsterwolde en organisaties gevestigd in Finsterwolde, die zich de belangenbehartiging van hun maatschappelijke en economische leefgemeenschap tot doel hebben gesteld. Doorgaans zijn dit rechtspersonen. Ook niet rechtspersonen die aan het bovengestelde voldoen kunnen een lidmaatschap aanvragen. Het bestuur beslist over het toekennen van het lidmaatschap. Leden dienen zich schriftelijk aan te melden. Het lidmaatschap van individuele leden eindigt: bij opzegging; bij verhuizing buiten het postcodegebied; door overlijden; door royement. Het lidmaatschap voor een organisatie eindigt: bij opzegging; bij verhuizing buiten het postcodegebied; door opheffing; door royement. Het lidmaatschap impliceert de gehoudenheid van het lid aan de doelstelling, de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging. Een royement van een lid of organisatie zal door het bestuur op de ALV kenbaar worden gemaakt. VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.: Artikel 3 INSTRUMENTARIUM TER VERWEZENLIJKING VAN DE STATUTAIRE DOELSTELLING Indien het individuele belang van een lid in conflict raakt of dreigt te raken met het belang of de belangen van de vereniging of andere leden, dient dit schriftelijk en met argumenten omkleed kenbaar te worden gemaakt aan het bestuur. Het bestuur dient de belangen zorgvuldig af te wegen. Indien er sprake is van strijdigheid van belangen, zal het belang van het individuele lid prevaleren, mits dit past binnen de statutaire doelstellingen van de vereniging. Het bestuur kan het conflict overdragen aan de mediator. Indien het ten behoeve van de doelstelling van de vereniging wenselijk is, kan de vereniging interregionale verbanden aangaan en hieraan deelnemen. Artikel 4 HET BESTUUR Het bestuur bestaat uit een oneven aantal leden met een minimum van 3 en een maximum van 7. Bestuursleden worden, behoudens de uitzondering onder artikel 4.5 van het huishoudelijke reglement, door de ALV op voordracht van het bestuur benoemd. Zij worden uit en door de stemgerechtigde leden op de ALV gekozen en benoemd met volstrekte meerderheid van stemmen. Wanneer er geen volstrekte meerderheid van stemmen is, beslist het zittende dagelijks bestuur. Als het aantal kandidaten gelijk of minder dan het maximaal aantal vacatures is, dan worden de kandidaten automatisch bestuurslid, tenzij het om een bestuurs bezetting met een even aantal bestuursleden gaat. Dan beslist het zittende dagelijks bestuur over de bezettingsgraad van het nieuwe bestuur. Bestuursleden worden voor een periode van drie jaren benoemd. Het verdient aanbeveling dat bestuursleden zich vervolgens maximaal voor één keer herkiesbaar stellen. Dit om zorg te dragen voor voldoende nieuwe instroom in het bestuur. Mochten er geen nieuwe kandidaten zijn, of iemand wil zich alsnog voor een derde termijn en volgende beschikbaar stellen, dan is benoemd in artikel 9.5 van de statuten, dat ieder bestuurslid onbeperkt onmiddellijk hernoembaar is. Het bestuur bestaat naast gewone bestuursleden, uit een voorzitter, secretaris en een penningmeester, alsmede voor ieder van hen een plaatsvervanger, met dien verstande, dat de functies van tweede secretaris en van tweede penningmeester in één persoon kunnen zijn verenigd. Het bestuur kan een persoon die geen lid van de Vereniging Dorpsbelangen Finsterwolde is, als kandidaat bestuurslid aan de ALV voordragen. Deze is als bestuurslid benoembaar en tevens daarna herkiesbaar, indien deze kandidaat ook bij eerste benoeming lid van de Vereniging Dorpsbelangen Finsterwolde wordt. De kandidaat dient 18 jaar of ouder te zijn ten tijde van kandidaatsvoordracht. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. (Het bestuur maakt deze bekend bij de Voorjaarsvergadering) Veranderingen van functieverdeling binnen het bestuur worden tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering na een ALV door het bestuur vastgesteld en aan de leden kenbaar gemaakt. Tussentijds ontstane vacatures worden op de eerstvolgende ALV aangevuld. Een niet voltallig bestuur blijft bestuursbevoegd. VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.: Artikel 5 WERKZAAMHEDEN VAN HET BESTUUR Het bestuur regelt in onderling overleg de taakverdeling en doet hiervan aan de ALV verslag. De dagelijkse leiding van de vereniging berust bij de voorzitter, geassisteerd door de secretaris en een derde bestuurslid. Dit dagelijks bestuur stelt de overige bestuursleden in kennis van de gang van zaken. Bestuursbesluiten worden met meerderheid van stemmen genomen. Indien door onvoorziene omstandigheden het bestuur uit een even aantal leden bestaat, moet als stemmen staken er een 2/3 meerderheid zijn. Tot de volgende ALV kan het bestuur een interim bestuurslid aanwijzen. Het bestuur stelt een vergaderrooster op, de secretaris ziet op de uitvoering hiervan toe. Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen en voor het overige zo vaak als nodig. Tien verenigingsleden kunnen bij het bestuur een verzoek indienen om over een bijzonder onderwerp het bestuur te laten beslissen. In dit geval zal op verzoek van deze tien leden een bestuursvergadering bijeengeroepen worden. Tenminste één vertegenwoordiger van de tien leden dient in de vergadering aanwezig zijn De penningmeester brengt minimaal 3 keer per jaar financieel verslag uit aan het DB. Artikel 6 DECLARATIES Bestuursleden zijn gerechtigd om binnen redelijke grenzen gemaakte kosten, die ten behoeve van de goede vervulling van hun taak zijn gemaakt, bij de vereniging te declareren. De door de fiscus gehanteerde normen zullen van toepassing zijn. Artikel 7 ADVISEURS Ter vergroting van de slagvaardigheid van de vereniging kan het bestuur interne of externe adviseurs benoemen. De benoeming geldt tot het moment dat een nieuw besluit de adviseur uit zijn functie ontslaat. Beëindiging van de adviseursfunctie kan ook door opzegging geschieden. Werkgroepen kunnen worden ingesteld door het bestuur ter ondersteuning van de werkzaamheden van dat bestuur of van de ALV. Werkgroepen zijn belast met uitvoering van de bij het instellingsbesluit gegeven opdracht. Zij brengen advies uit aan het bestuur en kunnen de daarop gebaseerde bestuursstandpunten uitdragen in daarvoor in aanmerking komende bijeenkomsten en gremia (zoals bij inspraaksessies). Taken en bevoegdheden worden nader geregeld in het instellingsbesluit. Eventuele nieuwe initiatieven (waar niet reeds eerder in is voorzien) worden afgestemd met het (dagelijks) bestuur. De werkwijze van de werkgroep kan nader worden vormgegeven door de werkgroep. In een werkgroep hebben meer dan één persoon zitting. Per werkgroep is er één specialisatie. Een door het bestuur ingestelde werkgroep brengt minimaal 2 keer per jaar verslag uit aan het algemeen bestuur. Het bestuur kan uit zijn midden een coördinator per werkgroep aanwijzen. VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.: Artikel 8 PROCES-INTEGRITEIT, -LOYALITEIT EN –REKENSCHAP Bestuursleden van de vereniging en van de lidverenigingen zijn verplicht tot een behoorlijke taakvervulling in de zin van art. 2:9 BW. Het in het vorig lid bedoelde houdt het volgende in: Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met belangen van de vereniging of betrokken derden, dienen door het bestuurslid uit eigen beweging te worden gemeld aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur zal van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV kennis geven; Bestuursleden dienen het vragen om, dan wel het accepteren van geld, leningen, en kredieten van partijen na te laten. Tevens dienen bestuursleden het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten te vermijden en in ieder geval te melden aan het bestuur, die van dergelijke meldingen op de eerstvolgende vergadering van de ALV zal kennis geven. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden; Alle middelen en bronnen van informatie die een bestuurslid ter beschikking staan vanwege activiteiten ten behoeve van de vereniging mogen enkel in het belang van de vereniging worden gebruikt. Bij eventueel persoonlijk gebruik staat het de rechter vrij de schade van de vereniging te begroten op het bedrag van de persoonlijk genoten winst (art. 6:104 BW); Bestuursleden dienen het hoogst mogelijke niveau van integriteit te betrachten. Afspraken dienen te worden nagekomen, geheimhouding mag nooit worden misbruikt; Bestuursleden streven naar goede onderlinge verhoudingen en goede verhoudingen met andere betrokkenen. Dat betekent onder meer dat bij een mogelijke normoverschrijding of onfatsoenlijk handelen de betrokkene daarop wordt aangesproken en deze gelegenheid tot herstel wordt gegeven, alvorens e.e.a. extern zal worden geventileerd en alvorens het gebruik van juridische middelen aan de orde kan zijn. Artikel 9 ALGEMENE LEDENVERGADERING Leden van de vereniging hebben toegang tot de ALV Het bestuur is bevoegd niet leden (derden) voor de ALV uit te nodigen. In de agenda zal hiervan melding gemaakt worden. Leden kunnen hiertegen binnen vier kalenderdagen na verzending van de stukken met reden omkleed bezwaar maken. Het bestuur is verplicht minimaal 1 maal per jaar (voorjaarsvergadering of najaarsvergadering) een ALV bijeen te roepen. Het bestuur kan de leden schriftelijk verzoeken hiervan af te wijken. Minimaal tweederde van de leden dient hiervoor schriftelijk toestemming te verlenen. Het bijeenroepen geschiedt door een schriftelijke uitnodiging, tenminste acht kalenderdagen voor de vergadering. Onder schriftelijk wordt ook elektronische post verstaan. De uitnodiging bevat datum, tijdstip, locatie en de agenda. Leden zijn bevoegd voorstellen voor de agenda te doen. Deze moeten tenminste twee kalenderdagen voor de datum van de vergadering bij de secretaris van de vereniging binnen zijn. Tenminste tien leden kunnen aan het bestuur voorstellen om een buitengewone ledenvergadering bijeen te roepen. Dit voorstel dient met redenen omkleed te zijn. VASTGESTELD OP DE LEDENVERGADERING D.D.: Artikel 10 CONTRIBUTIE – FINANCIËN Indien er sprake is van contributieheffing dan wordt deze jaarlijks door de ALV op voorstel van het bestuur vastgesteld (najaarsvergadering). De penningmeester is verantwoordelijk voor het innen van de contributies en legt elk jaar aan de ALV (voorjaarsvergadering) verantwoording over de financiële stand van zaken van de vereniging af. De ALV dechargeert de penningmeester voor het gevoerde beleid en benoemt jaarlijks een kascommissie. De kascommissie bestaat uit minimaal 3 personen, benoemd uit de leden tijdens de ALV. Kascommissieleden mogen geen bestuurslid zijn. Het bestuur is verplicht aan de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar \desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en bescheiden van de vereniging te geven. De kascommissie onderzoekt de stukken. Vergt dit onderzoek naar het oordeel van de kascommissie bijzondere boekhoudkundige kennis, dan kan zij zich op kosten van de vereniging door een deskundige doen bijstaan. De kascommissie brengt aan de ALV verslag van haar bevindingen uit. Jaarlijks treedt één van de leden van de kascommissie af volgens een op te stellen rooster van aftreden. Een lid van de kascommissie is in een periode van 3 jaar eenmaal benoembaar en herbenoembaar. Het bestuur is bevoegd bij bijzondere omstandigheden voor organisaties afwijkende contributies vast te stellen. Hierover legt zij tijdens de ledenvergadering verantwoording af. De vereniging is bevoegd subsidies aan te vragen of fondsen aan te spreken. Opgemaakt te Finsterwolde, 30 januari 2018.